Food for the Hungry (FH) Moçambique
A Food for the Hungry (FH) Moçambique está a recrutar 01 Oficial de Logística e Administração para trabalhar em Maputo, Moçambique.
Localização
Maputo – Moçambique
DESCRIÇÃO DA VAGA
O/A Oficial de Logística e Administração será responsável por assegurar o funcionamento eficiente, organizado e em conformidade com as normas das operações administrativas, logísticas e de apoio ao escritório da FH Moçambique.
A função envolve a coordenação dos serviços de recepção e atendimento, administração do escritório, gestão da frota e dos motoristas, instalações, inventário, activos, movimentação de pessoal, fundo de maneio e transacções administrativas de rotina.
O/A profissional deverá garantir que os colaboradores e programas disponham do apoio operacional necessário para desempenhar eficazmente as suas funções.
A posição também envolve a gestão e utilização dos veículos e motoristas da FH no Escritório Nacional e nos locais de implementação, assegurando uma utilização segura e eficiente dos recursos.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
1. Administração de Escritório e Recepção
- Gerir o funcionamento diário da recepção do Escritório de País;
- Servir como primeiro ponto de contacto para visitantes, pessoal, parceiros e chamadas recebidas;
- Garantir que os visitantes sejam recebidos, registados e encaminhados adequadamente;
- Manter um ambiente profissional, acolhedor e seguro;
- Gerir correspondência recebida e enviada;
- Coordenar serviços de courier, correio e documentação oficial;
- Garantir a disponibilidade de materiais de escritório e papelaria;
- Coordenar o reabastecimento dos materiais;
- Manter sistemas de arquivo físico e electrónico organizados;
- Coordenar reuniões, workshops e eventos do pessoal;
- Apoiar a integração de novo pessoal;
- Apoiar processos de visto, autorização de trabalho e imigração;
- Coordenar prestadores de serviços gerais, incluindo limpeza, segurança, utilidades e internet.
2. Gestão de Frota
- Coordenar a gestão e utilização diária dos veículos da FH;
- Coordenar e supervisionar o agendamento e despacho dos motoristas;
- Manter horários dos motoristas e registos de utilização dos veículos;
- Monitorizar o cumprimento dos procedimentos de transporte e segurança;
- Garantir que os veículos estejam devidamente licenciados, segurados e mantidos;
- Manter diários de bordo e registos de consumo de combustível;
- Monitorizar o uso de combustível;
- Elaborar relatório mensal de utilização de combustível;
- Coordenar a manutenção preventiva, reparações e revisões;
- Realizar ou coordenar inspecções de veículos;
- Manter a base de dados da frota actualizada.
3. Gestão de Instalações
- Supervisionar a gestão e manutenção diária das instalações;
- Coordenar reparações, manutenção, limpeza e segurança;
- Realizar inspecções regulares das instalações;
- Identificar necessidades de manutenção e riscos de segurança;
- Manter registos de activos, equipamentos, mobiliário e contratos;
- Coordenar com senhorios, empreiteiros e prestadores de serviços;
- Monitorizar os custos de electricidade, água, internet e outros serviços;
- Garantir a renovação atempada de arrendamentos, seguros e contratos;
- Preparar relatórios trimestrais de gestão de instalações.
4. Inventário e Gestão de Activos
- Manter registos precisos do inventário;
- Coordenar a recepção, armazenamento e distribuição de materiais;
- Garantir o armazenamento, identificação e salvaguarda dos equipamentos;
- Realizar contagens físicas periódicas de stock;
- Investigar e reportar discrepâncias, danos, perdas ou obsolescência;
- Actualizar o registo de activos fixos;
- Coordenar a etiquetagem, transferência e movimentação de activos;
- Apoiar verificações físicas periódicas;
- Preparar relatórios de verificação de activos;
- Coordenar a alienação de activos obsoletos, danificados ou excedentes;
- Consolidar informações dos escritórios de campo para elaboração de relatórios.
5. Coordenação de Deslocações de Pessoal
- Organizar deslocações de pessoal para escritórios de campo ou outros países;
- Coordenar transporte, alojamento, vistos e documentação de viagem;
- Garantir que os pedidos tenham a respectiva linha orçamental;
- Confirmar logística, cronogramas e requisitos de segurança;
- Manter registos das viagens do pessoal.
6. Processamento de Aquisições e Pagamentos
- Processar pagamentos de facturas através do sistema Odoo;
- Garantir que todos os procedimentos de aquisição estejam completos antes do pagamento;
- Verificar requisições de compra, cotações, ordens de compra, notas de entrega e facturas;
- Verificar o cumprimento da política de aquisições;
- Manter registos de aquisições e pagamentos;
- Acompanhar facturas pendentes;
- Manter a base de dados de fornecedores actualizada.
7. Gestão de Transportes
- Coordenar e supervisionar as operações de transporte dos colaboradores;
- Monitorizar a utilização dos meios de transporte;
- Controlar custos e níveis de serviço;
- Recomendar medidas para melhorar a eficiência dos transportes;
- Garantir a segurança, fiabilidade e qualidade dos serviços;
- Coordenar com equipas e prestadores de serviços;
- Assegurar o cumprimento dos requisitos de transporte, segurança das viaturas e gestão de riscos.
EXPERIÊNCIA EXIGIDA
Os candidatos devem possuir:
- Entre 3 e 5 anos de experiência progressiva em logística, instalações, frota e/ou gestão de activos, combinada com administração de escritório;
- Experiência numa ONG ou organização de desenvolvimento internacional;
- Experiência no processamento de pagamentos e documentação de aquisições;
- Experiência em gestão de inventário/stock e activos fixos;
- Experiência na coordenação de instalações, frotas e deslocações de pessoal;
- Experiência na preparação e apoio a auditorias internas, externas e de doadores;
- Experiência com Odoo ou sistema ERP similar;
- Fortes competências em Microsoft Excel;
- Fluência em Português;
- Proficiência profissional em Inglês constitui uma vantagem.
EDUCAÇÃO E CERTIFICAÇÕES
É necessário possuir:
- Licenciatura em Administração de Empresas, Logística, Gestão da Cadeia de Abastecimento ou área relacionada;
- Certificação profissional em logística, aquisições ou cadeia de abastecimento, como CIPS ou CILT, constitui uma vantagem;
- Sólido conhecimento prático dos requisitos regulatórios moçambicanos relacionados com aquisições, alfândega e administração.
COMO CANDIDATAR-SE?
Os candidatos interessados devem enviar os seguintes documentos:
📄 Curriculum Vitae (CV)
📄 Carta de Motivação
📄 Certificados Académicos
📧 E-mail para candidatura:
Assunto do e-mail:
“Candidatura – Oficial de Logística e Administração”